Projektwissen auffindbar machen
Eine Frage an Ihr gesamtes Projektarchiv, eine Antwort mit Quellenangabe — Erfahrung bleibt im Büro, auch wenn jemand geht.
Aufwand heute
3 Std.
Mit Assistent
10 Min. Prüfzeit
Leistungsphase
alle Phasen · projektübergreifend
Worum es geht.
„Haben wir das schon mal gemacht?" — die Antwort liegt im Archiv, aber nur die wissen sie, die damals dabei waren. Wer neu ist, fragt herum; wer geht, nimmt sie mit. Hier fragt man stattdessen das Archiv selbst und bekommt eine Antwort mit Fundstelle, die man nachschlagen kann.
Was Sie bekommen
- Eine Antwort in Sätzen, nicht eine Liste von Treffern
- Eine Fundstelle je Aussage — Projektnummer, Dokument, Seite oder Positionsnummer. Nachschlagbar, nicht „laut Archiv“
- Ein klares „dazu liegt nichts vor“, wenn das Archiv nichts hergibt. Eine plausible Zahl ohne Fundstelle wäre schlimmer als keine Antwort
- Antworten nur aus Unterlagen, die der Fragende auch selbst im Dateisystem öffnen darf — wer keinen Zugriff auf ein Projekt hat, bekommt daraus auch keine Antwort
- Kein neues Archiv: Ihre Ablage bleibt, wie sie ist, und bleibt die einzige Wahrheit
- Ein Musterdokument dieses Ergebnisses, unten auf dieser Seite
Antworten sind Hinweise auf Fundstellen, keine Freigabe. Was daraus in ein neues Projekt übernommen wird, entscheidet Ihr Fachplaner.
Was Ihr Büro dafür mitbringen muss
- Ein Archiv, das an einer Stelle liegt — nicht verteilt auf Netzlaufwerk, lokale Ordner und E-Mail-Postfächer
- Durchsuchbare Dateien: eingescannte Papierordner müssen vorher durch eine Texterkennung, sonst ist ihr Inhalt nicht auffindbar
- Projektnummern oder eine andere verlässliche Kennung je Projekt
- Geklärte Zugriffsrechte im Dateisystem — sie sind die Grundlage dafür, wer welche Antwort bekommt
- Eine benannte Person, die entscheidet, welche Projekte in den Bestand kommen
Musterdokument · Antwort mit Quellenangaben
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