Ausschreibungen prüfen und bearbeiten
Aus Vergabeunterlagen und Ihren Referenzen entstehen eine Kurzbewertung mit Empfehlung und der Entwurf Ihrer Angebotsunterlagen.
Um welche Arbeit es geht.
Vor jeder Bewerbung stehen zwei Arbeiten: prüfen, ob sich die Ausschreibung lohnt, und danach das Angebot zusammenstellen. Beides kostet Stunden, die niemand abrechnen kann, und fällt oft genau dann an, wenn die laufenden Projekte ohnehin drängen. Bei großen öffentlichen Ausschreibungen sinkt der Gesamtaufwand für Prüfung und Bearbeitung mit Assistenz künftig beispielsweise von 40 auf 10 Stunden. Die 10 Stunden umfassen den gesamten Arbeitsschritt einschließlich der fachlichen Prüfung.
Was Sie bekommen
- Eine zweiseitige Kurzbewertung mit klarer Empfehlung: bewerben oder nicht
- Die Eckdaten auf einen Blick: Vergabeart, Fristen, Leistungsumfang, geschätztes Honorarvolumen
- Den Abgleich mit Ihren Referenzen: welche Eignungskriterien Sie erfüllen und welche nicht
- Wenn Sie sich bewerben: einen Entwurf der Angebotsunterlagen mit Projektbeschreibungen, passenden Referenzen, Teamzusammenstellung und Konzepttexten in Ihrer Vorlage
- Eine Liste der geforderten Nachweise und Formblätter mit Frist: was vorliegt und was noch fehlt
- Eine Fundstelle an jeder Aussage, mit Dokument und Seitenzahl
- Ein Musterdokument der Kurzbewertung, unten auf dieser Seite
Empfehlung und Angebot bleiben Entwürfe. Ob Sie sich bewerben und was Sie einreichen, entscheidet Ihre Geschäftsführung. Der Assistent gibt nichts frei und verschickt nichts.
Was Ihr Büro dafür mitbringen muss
- Die Vergabeunterlagen als Datei, durchsuchbar, nicht als eingescannter Papierstapel
- Eine gepflegte Referenzliste: abgeschlossene Projekte mit Leistungsbild, Volumen und Zeitraum
- Frühere Angebote und Ihre Standardtexte (Bürodarstellung, Qualitätsmanagement, Lebensläufe) an einer festen Stelle
- Ihre Eignungsnachweise an einer festen Stelle im Verzeichnis
- Eine benannte Person, die über Bewerbung und Angebot entscheidet