Protokolle und Revisionsunterlagen
Aus Ihren Besprechungsnotizen entsteht ein Protokoll mit Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten. Es ist raus, bevor die nächste Besprechung ansteht.
Aufwand heute
2,5 Std.
Mit Assistent
0,5 Std. Prüfzeit
Leistungsphase
LPH 8 · Objektüberwachung
Um welches Dokument es geht.
Zwei Unterlagen entstehen nach demselben Muster: während der Ausführung das Besprechungsprotokoll, bei der Übergabe die Revisionsdokumentation. Beide bestehen zum größten Teil aus Umschreiben: von handschriftlichen Notizen ins Protokoll, von Ausführungsstand und Datenblättern in die Übergabemappe. Und beide werden später gebraucht, wenn es strittig wird.
Was Sie bekommen
- Ein Protokoll in Ihrer Gliederung, fortlaufend nummeriert wie die Besprechung selbst
- Jede Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist in einer eigenen Zeile, nicht im Fließtext versteckt
- Die offenen Punkte aus früheren Besprechungen automatisch mitgeführt, mit der Nummer, in der sie zuerst auftauchten
- Eine sichtbare Markierung dort, wo in der Besprechung etwas offengeblieben ist, statt eines erfundenen Datums
- Zur Übergabe dieselbe Systematik für die Revisionsunterlagen: Zuordnung je Bauteil und Brandabschnitt, mit Verweis auf Datenblatt und LV-Position
- Ein Musterdokument dieses Ergebnisses, unten auf dieser Seite
Das Protokoll bleibt ein Entwurf. Prüfung, Freigabe und der Versand an die Teilnehmer erfolgen durch Ihre Objektüberwachung. Der Assistent verschickt nichts.
Was Ihr Büro dafür mitbringen muss
- Notizen aus der Besprechung in einer Form, die sich lesen lässt, getippt, diktiert oder als Foto einer klaren Handschrift
- Die Vorprotokolle derselben Besprechungsreihe, abgelegt im Projektverzeichnis
- Eine Protokollvorlage, die tatsächlich verwendet wird
- Eine benannte Person, die das Protokoll vor dem Versand prüft und freigibt
Musterdokument · Besprechungsprotokoll
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